ডকুমেন্ট ফরমেটিং হলো সমস্ত ডকুমেন্টের সুন্দর এবং সাজানো দেখার উপকরণ এবং এটি আমাদের দর্শকদের কম্পিউটার, হাতটিপত্তি এবং পরিবেশ থেকে উদ্দীপ্ত করে। কোন ডকুমেন্টকে উন্নয়নশীল করা হলে একটি ডকুমেন্ট প্রস্তুত করা হয়, যা ফরম্যাটিং এবং হেডিং, ফন্ট, লেআউট, প্যারাগ্রাফ, দৃশ্যপট এবং অন্যান্য সুবিধা সংক্রান্ত সমস্ত বিষয়গুলি উল্লিখিত করে। এটি স্পষ্টতা, উন্নয়ন এবং আকর্ষণীয়তা জনিত করে এবং পাঠকদের ভাবধারাকেও প্রভাবিত করে। ধরা যাক, আপনি একটি ব্লগ পোস্ট পড়ছেন এবং সেটি জেনে যাচ্ছেন চমৎকার ফরমেটিং এবং স্থান ব্যবহার করে তৈরি হয়েছে।
এটি স্পষ্টতা এবং আকর্ষণীয়তা উল্লেখ করে এবং একটি জামনজম পড়াশোনার অভিজ্ঞতা সৃষ্টি করে। অত্র দরকারি প্যারামিটার গুলির উদ্দেশ্য হলো সেই পাঠকগণ কে আকর্ষণীয় করতে এবং কোনো কিছু বুজতে একটি উন্নয়নশীল পড়াশোনা অভিজ্ঞতা দেয়া।
ডকুমেন্ট ফরমেটিং কি?
ডকুমেন্ট ফরমেটিং হল কম্পিউটারে লেখা ডকুমেন্টের সম্পাদনা ও সাজানো পদ্ধতি। যখন আমরা যেকোনো লেখা ডকুমেন্ট তৈরি করি তখন তা দুই ধরনের ফরম্যাটিং নির্দেশ করা হয়- একটি টেক্সট ফরম্যাটিং ও একটি লেআউট ফরম্যাটিং। টেক্সট ফরম্যাটিং সম্পন্ন করে আমরা টেক্সটের মধ্যে নির্দিষ্ট শব্দগুলির ফন্ট সাইজ, রঙ, স্পেসিং, ছকের ধরণ ইত্যাদি সেট করি। এবং লেআউট ফরম্যাটিং সম্পন্ন করে আমরা ডকুমেন্টের বিভিন্ন সেকশনের কাছে বিভিন্ন ধরনের বিন্যাস সেট করি।
এর মাধ্যমে আমরা উপযুক্ত ফন্টগুলি যেখানে ব্যবহার করবো তা নির্দিষ্ট করে দিতে পারি। একটি ভাল ফরমেটিং ডকুমেন্ট কে একটি প্রফেশনাল লোকদের হাতে দেয়া যায়।
ডকুমেন্ট ফরমেটিং হলো কোন টেক্সট ফাইল সজ্জাপনের পদ্ধতি।
ডকুমেন্ট ফরমেটিং হলো একটি পদ্ধতি যা টেক্সট ফাইল সজ্জাপনে ব্যবহৃত হয়। এটি সাধারণত টেক্সট ফাইল সম্পাদনার সাথে সম্পর্কিত। এর মাধ্যমে টেক্সট ফাইলের বিভিন্ন রচনা ও সাজসজ্জা করা যায়। একটি নির্দিষ্ট ফরমেট অনুযায়ী টেক্সট ফাইলের লেআউট এবং সীমাবদ্ধতা নির্ধারণ করা হয়।
এই পদ্ধতিতে কোনো টেক্সট ফাইল নিয়মিত করা হয় যাতে সেটি সুন্দর ও পড়তে সহজ হয়। এছাড়াও ডকুমেন্ট ফরমেটিং ব্যবহার করে ব্যক্তিগত ও পেশাজীবী কাজে ফাইল সাজানো হয়। এর মাধ্যমে তালিকা, লেখার শিরোনাম, অধ্যায় ইত্যাদি সম্পাদন করা হয় যাতে ফাইল দেখতে সুন্দর ও সুস্থ হয়। আসুন সবাই এই পদ্ধতি ব্যবহার করে ফাইল সাজানো শিখি।
ডকুমেন্ট ফরমেটিং কেন গুরুত্বপূর্ণ?
ডকুমেন্ট ফরমেটিং হল এমন একটি পদক্ষেপ যা দক্ষতা এবং প্রফেশনালিজম প্রদর্শনে গুরুত্বপূর্ণ। ফরমেটিং এর মাধ্যমে দক্ষতা তুলে ধরা যায় এবং কোনো ডকুমেন্ট পাঠককে স্বচ্ছ এবং উপযুক্ত ধরনে প্রদর্শিত করার সুবিধা হয়। যেহেতু বিভিন্ন ধরনের ডকুমেন্টের জন্য ভিন্ন ভিন্ন ফরমেটিং প্রযোজ্য হয় তাই একটি ডকুমেন্টের জন্য কোনো একটি ফরমেট নির্বাচন করা উচিত। এক্ষেত্রে সঠিক ফরমেট নির্বাচন আমাদের একটি উচ্চমানের ছক প্রদর্শন করে।
এছাড়া ডকুমেন্ট ফরমেটিং সম্পর্কে পরিষ্কার ব্যাখ্যা উৎসাহজনক হলে পাঠকরা আপনার সাইট এবং আপনার উপদেশগুলি মানুষকে সহজে বুঝতে পারবেন। তাই আপনার সাইটে প্রকাশিত যেকোনো নির্দিষ্ট ধরনের ডকুমেন্ট এর জন্য উপযুক্ত ফরমেট নির্বাচন করে একটি দক্ষ এবং প্রফেশনাল মায়া তৈরি করতে পারেন।
ডকুমেন্ট ফরমেটিং ব্যবহারের উদ্দেশ্য কি?
ডকুমেন্ট ফরমেটিং ব্যবহারের উদ্দেশ্য এর মূল লক্ষ্য হল দর্শক ও যাচাইকারীর সুবিধার বিবেচনা করে একটি ফরমেট তৈরি করা। প্রতিটি ডকুমেন্টের একটি ফরম্যাট হল একটি সিরিজ যা উন্নয়ন করা হয় দর্শকের অভিজ্ঞতার প্রসারের জন্য। বিভিন্ন ফরম্যাট মধ্যে আইটেমের উন্নয়ন সুবিধাজনক এবং শ্রদ্ধাসূচক হয়। সারসংক্ষেপে, একটি আর্টিকেল বা প্রবন্ধ একটি স্পষ্ট এবং সুন্দর নির্দেশিকা থাকতে হবে যেখানে আমাদের বিভিন্ন উদ্দেশ্যের জন্য বিভিন্ন সুবিধা থাকে।
এই বিন্যাস করার মাধ্যমে আমরা ডকুমেন্ট ফরম্যাট ব্যবহার করে দর্শক ও পাঠকদের মধ্যে উন্নয়ন এবং শ্রদ্ধাসূচকতা বৃদ্ধি করতে পারি।
ডকুমেন্ট ফরমেটিং টুলস
ডকুমেন্ট ফরমেটিং টুলস হচ্ছে সংক্ষেপে বলতে হল উন্নয়নশীল সফটওয়্যার যে জীবনসুখী করে দেয় ডকুমেন্ট বা লেখা তৈরি। এগুলো অফিস ও শিক্ষা স্তরে সাধারণত ব্যবহৃত হয়। এসব টুলস ব্যবহার করে ডকুমেন্ট একটি মুদ্রণযোগ্য ও দৃশ্যমান দেখতে পারে। এজন্য উচ্চকারণ বা প্রোগ্রামিং জ্ঞানের প্রয়োজন নেই, এসব টুলস ব্যবহার করা খুবই সহজ।
উদাহরণস্বরূপ, মাইক্রোসফট ওয়ার্ড একটি পরিচিত ডকুমেন্ট ফরমেটিং টুল যা আমরা ব্যবহার করি। এটি স্ক্রীনের উপরে উপস্থাপন করে জীবন সহজ করতে পারে এবং আমরা এর সাহায্যে সহজেই ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারি। অন্যান্য ডকুমেন্ট ফরমেটিং টুলস হল জেড, লেটেক, ওপেন অফিস এবং ইউনিকোড ইত্যাদি। এসব টুলস ব্যবহার করে আপনি সম্পূর্ণ কাজ করতে পারবেন।
ওপেনঅফিস
ওপেনঅফিস হল একটি মুক্ত সার্ভিস যা বিভিন্ন ধরনের ডকুমেন্ট ফরমেটিং টুলস প্রদান করে। এই টুলসগুলি একটি দক্ষ ডকুমেন্ট প্রস্তুতকারকে সহজে এবং কর্পোরেট বা পেশাদার ব্যবহারকারীদের জন্য উপযোগী ডকুমেন্ট তৈরি করতে সাহায্য করে। এখানে ব্যবহারকারীরা ডকুমেন্ট ফরমেট, ফন্ট, স্পেসিং, এবং লেআউট নির্ধারণ করতে পারেন। এই টুলসগুলি দ্বারা ব্যবহারকারীরা ডকুমেন্টগুলি ইমপোর্ট করতে এবং ইএক্সপোর্ট করতে পারেন।
এছাড়াও টুলসগুলি একটি প্রেজেন্টেশন বা স্লাইডশো তৈরি করতে উপযোগী হতে পারে। এই মুক্ত সফটওয়্যার ব্যবহার সহজ এবং প্রায় সমস্ত কম্পিউটার এবং পারেটিং সিস্টেমে ব্যবহার করা যায়। ওপেনঅফিস একটি নিঃশুল্ক সফটওয়্যার যা ব্যবহারকারীদের উচ্চ মানের সেবা প্রদান করে। এটি একটি একটি শক্তিশালী সার্বিক অফিস সুইট যা সকলেই ব্যবহার করতে পারেন।
জিপি সংক্রান্ত সিস্টেমগুলিতে প্রধানতঃ এটি ব্যবহার করা হয়। টুলসগুলি খুবই সহজে ব্যবহার করা যায় এবং নির্ভরযোগ্য প্রস্তুতি উপকরণ প্রদান করে। একজন প্রফেশনাল ব্যবহারকারী হলে এই টুলসগুলি আপনার জন্য প্রাথমিক হিসেবে। এই সফটওয়্যার আপনার প্রতিষ্ঠানের লেআউট ডিজাইন এবং স্টাইল তৈরি করতে উপযোগী হবে।
আর সাম্প্রতিক সময়ে অনলাইনে অফিস কাজ সম্পন্ন করতে হয়, তাই এই টুলসগুলি ব্যবহার করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
মাইক্রোসফট ওয়ার্ড
ডকুমেন্ট ফরমেটিং টুলস মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের একটি জনপ্রিয় বৈশিষ্ট্য। এই টুলস দিয়ে আপনি আপনার ডকুমেন্টের লে-আউট ও ফরমেটিং সহজে সাজাতে পারেন। আপনি বিভিন্ন ধরনের ফন্ট, ফন্ট আকার ও রঙ বাছাই করতে পারবেন আপনার ডকুমেন্ট একটি স্টাইলিশ ক্ষেত্র হিসেবে সাজানোর জন্য। ভিডিও গ্রাফ, ছবি ও চিত্র সন্নিবেশ ও এডিট করা যায় খুব সহজে।
আপনি আপনার ডকুমেন্টের যে কোন অংশে বল্ড, আন্ডারলাইন ও ইট্যালিক দিয়ে দৃষ্টিপাত দিতে পারেন। সাথে সাথে স্পেলিং ও গ্রামার চেক করে ত্রুটি সংশোধন করতে পারবেন। সর্বশেষ নটিশবোর্ড সাথে আপনাকে আপনার ডকুমেন্ট ট্র্যাক করে রাখবে, যাতে আপনি সর্বদা সম্পূর্ণ উপস্থিতি সংরক্ষণ করতে পারেন। তাই মাইক্রোসফট ওয়ার্ড এর মাধ্যমে আপনি সহজেই ডকুমেন্ট ফরমেটিং করে তৈরি করতে পারবেন, এবং সাজানোর পাশাপাশি আপনার ডকুমেন্ট সামগ্রিক দৃশ্যতা উন্নয়ন করতে পারবেন।
গুগল ডক
সফটওয়্যার বিশেষজ্ঞদের জন্য গুগল ডক প্রযুক্তি সরবরাহ করে। এটি আসলে একটি ডকুমেন্ট এডিটর। গুগল ক্লাউডের সাথে তালিকাভুক্ত। গুগল ডক হল ১০০% ওয়েব ভিত্তিক একটি সম্পূর্ণ ফ্রি সেবা।
যার মাধ্যমে উইথআউট প্রশাসনিক নির্দেশিকা বা ডেস্কটপ সফটওয়্যার ব্যবহার করে নির্দিষ্ট ডকুমেন্ট লিখা এবং সেভ করা যায়। গুগল ডক দিয়ে আমরা স্প্রেডশীট, প্রেজেন্টেশন এবং সম্পাদনা করার জন্য কমেন্ট এবং অনুমোদনের সুবিধাও পাই। এটি একটি দুর্দান্ত ডকুমেন্ট ফরমেটিং টুলস সরবরাহ করে যা আপনার ডকুমেন্টগুলি সুন্দরভাবে চিত্রিত করে। সাথে সাথে কাজ করার সুবিধাও বাড়িয়ে দেয়।
এটি সহজ ব্যবহার এবং গুরুত্বপূর্ণভাবে সেবা দেয়।”
ডকুমেন্ট ফরমেটিং বিষয়সমূহ
কোন নথি তৈরি করার আগে আমাদেরকে একটি কার্য করা দরকার – সেটি হলো নথিটি কাকে পাঠানো হবে। ফরম্যাটটি সিদ্ধান্ত করা সুবিধাজনক হতে পারে কারণ এটি পাঠকের উপায় পরিবর্তন করতে পারে। আমরা সম্পূর্ণরুপে ডকুমেন্টটি ফরম্যাট করে করার জন্য সময় নির্ধারণ করে নিতে পারি। ফরম্যাট মধ্যে অন্যতম, ফন্ট সঙ্গে স্থানান্তর দেখে কী আঁকার একটি প্রভাব মোট হবে তা বিবেচনার মূল দরকারি কাজ।
প্রভাবশালী শিরোনামের সঙ্গে আমরা সর্বোচ্চ মাঝে cursive ফন্ট ব্যবহার করতে পারি। আমরা স্বনামধন্য নথিটির লক্ষ্য করে HTML বা একটি উপযুক্ত স্পান ফরম্যাটে সাজিয়ে নিতে পারি। ফরম্যাটিং নিয়ে আমাদের আরও কিছু টিপস – একটি কার্যকর ফরম্যাটকে স্পষ্টভাবে লিখতে হবে যেন অন্যদেরকে উন্নয়ন ও ব্যবহারে সহজ হয়। নথির কথা বলতে যখন একটি নির্দিষ্ট লাইন বা স্ক্রল দিয়ে উল্লেখ করতে পারি তখন আমরা আলাদা রং ব্যবহার করতে পারি যাতে পড়তে সুবিধাজনক হয়।
যখন HTML ফাইলে রুট হেডার ফাইল থাকে তখন আমরা এটি নির্বাচন করতে পারি। মোটামুটি বিবেচনার বিষয়টি হলো ফরম্যাটিং। ফরম্যাটিং উদ্দেশ্যে প্রতিষ্ঠিত আদর্শ কিছু নেই তবে উন্নয়নের জন্য আমরা শিখতে হবে কিভাবে নথিটি যথার্থভাবে পেশ করবো ও সাজাবো। আমরা ধর্মের প্রথম অংশে স্বনামধন্য চিহ্নের সাথে লিখতে পারি, কোন সেকশনের নাম গুরুত্বপূর্ণ হলে সেগুলি আলাদা করে উল্লেখ করতে হবে।
ফরম্যাটিং নিয়ে সরাসরি কাজ করার আগে, আমরা নির্ভুলভাবে নোটবুক কিংবা আরও সাধারণভাবে ওয়ার্ডপ্রেস, গুগল ডক্স এবং অন্যান্য সফটওয়্যার ব্যবহার করে সেটিংস বিবেচনা করতে পারি। ফরম্যাটিং করা নোটবুক একটি দ্রুত ও সহজএবং পরবর্তী ব্যবহারের জন্য নির্ভরযোগ্য ও রুচিসম্পন্ন ভাবে সজ্জিত হওয়া উচিত। “
টাইপোগ্রাফি এবং ফন্ট
টাইপোগ্রাফি এবং ফন্ট দুটি মৌলিক বিষয় যা ডকুমেন্ট ফরমেটিংকে সুন্দর ও নির্দিষ্ট করে। টাইপোগ্রাফি হল লেখার স্বরণশৈলী এবং ফন্ট হল লেখার আকার। এই দুটি সমন্বয়ে আপনি আপনার ডকুমেন্টের সাজসজ্জা রুপান্তর করতে পারেন। টাইপোগ্রাফি সম্পর্কে বলতে গেলে, এর জন্য লেখার আকার আপনার ডকুমেন্টের শৈলীকে প্রভাবিত করে।
ইংরেজিতে অক্ষরের উচ্চতা, চওড়াই এবং দৈর্ঘ্য এই টাইপোগ্রাফির উপর প্রভাব পাওয়া যায়। বাংলায় আছে লম্বা, চটি এবং ফলকার চৌড়াই বা পরিস্কার রচনা ইত্যাদি টাইপোগ্রাফি সম্পর্কিত বিষয়গুলো। এছাড়াও টাইপোগ্রাফিতে বর্ণের দুর্গন্ধ ও উচ্চারণ নির্দিষ্ট করা যেতে পারে। ফন্ট সম্পর্কে বলতে গেলে, এর জন্য লেখার আকার পরিবর্তন করা যায়।
একই লেখার শৈলীতেও আপনি ভিন্ন ভিন্ন ফন্ট ব্যবহার করে কিন্তু আকার পরিবর্তন করতে পারেন। যেমন যদি আপনি কোন সার্টিফিকেটে ইংরেজিতে ‘Bangladesh’ লিখতে চান তবে আপনি সাধারণত আপনার ফন্ট হিসাবে ‘Arial’ ব্যবহার করবেন। আর কোনও ডিজাইন প্রকল্পে বিভিন্ন ফন্ট ব্যবহার করা যেতে পারে। সর্বশেষে, আপনি আপনার ডকুমেন্টের লেআউট, ফন্ট এবং টাইপোগ্রাফি কে সুন্দর করতে পারেন আপনার পাঠকদের উদ্দেশ্যে।
সঠিক ফন্ট ব্যবহার করার সাথে সাথে সঠিক টাইপোগ্রাফি ব্যবহার করা দরকারিতা সেন্টেন্স হাইলাইট করা যায়। তাছাড়া উচ্চারণের সঠিকতা নিশ্চিত করা খুব গুরুত্বপূর্ণ। তাই ডকুমেন্টে সঠিক টাইপোগ্রাফি এবং ফন্ট ব্যবহার করে ডকুমেন্ট রাজপথে উন্নয়ন করা যায়।
প্যারাগ্রাফ ফরমেটিং
প্যারাগ্রাফ ফরমেটিং মূলত ডকুমেন্ট ফরমেটিংর একটি অংশ। প্যারাগ্রাফ হল একটি বাক্যের বা বাক্যগুলোর সমষ্টি যা একটি লিখিত কথার একটি অংশ হিসাবে ব্যবহার করা হয়। কথাগুলো প্যারাগ্রাফে সাজানোর সঠিক পদক্ষেপগুলো হলো লাইন ব্রেক বা Enter কীর মাধ্যমে সঠিক স্থানে দেয়া এবং উচিত ফরমেটিং ব্যবহার করা। পরিষ্কারভাবে সবচেয়ে ভালো ফরমেটিং হল প্যারাগ্রাফে লেখার শুরুতে একটি ট্যাব দেয়া এবং প্যারাগ্রাফ এর প্রতিটি লাইনের জন্য সমান স্পেস ব্যবহার করা।
এছাড়াও, প্যারাগ্রাফে শিরোনাম বা উপশিরোনাম ব্যবহার করা যাবে, যা লেখাকে আরও সহজ করে তার লেখাটি পাঠকের কাছে গ্রহণযোগ্য ও পরিষ্কার করে।
অধ্যায় ও শীর্ষক
ডকুমেন্ট ফরমেটিং সম্পর্কে জানা চলেছে না তাহলে আপনি একজন কম্পিউটার ব্যবহার করতে থাকলেও প্রয়োজনীয় তথ্য হাতে পাবেন না। ডকুমেন্ট ফরমেটিং হলো ডকুমেন্ট প্রস্তুত করার নির্দেশাবলী, এবং প্রতিটি বিষয়ের জন্য আলাদা ফরমেটিং রয়েছে। এটি ফন্ট, সাইজ, রং, পাঠ্যাংক এবং অন্যান্য মুদ্রণ সংক্রান্ত বিষয়গুলি উপশম করে থাকে। ডকুমেন্টগুলি বানানোর সময় অনেক বেশি ফরমেটিং কাজ লাগে।
সহজে কিছু ফরমেটিং এপ্লিকেশন ব্যবহার করে আপনি ডকুমেন্টগুলি প্রস্তুত করতে পারেন। ফরমেটিং ওয়ার্ড প্রসেসর, এক্সেল শীট এবং ডেস্কটপ প্রসেসর সহ অনেক অপশন উপলব্ধ রয়েছে। সহজে ডকুমেন্ট ফরমেটিং মেসে যেতে হলে আপনি ফরমেটিং এপ্লিকেশন ব্যবহার করতে পারেন।
ছবি এবং চিত্র ফরমেটিং
ডকুমেন্ট ফরমেটিং আমাদের কাজে দরকারী একটি বিষয়। প্রতিটি ডকুমেন্টে আমরা কি না ছবি দেখতে পাই! প্রেজেন্টেশন, রিপোর্ট বা অন্য কোনও প্রকল্পের মাঝে ছবি ভালো অবস্থান নেওয়ার উপযুক্ত হয়। ছবি ফরম্যাট করা সহজ। আমরা md সিনট্যাক্স ব্যবহার করে ছবি সংযুক্ত করতে পারি।
একইভাবে, চিত্র সংযুক্তকরা অনেক সহজ। আমরা md সিনট্যাক্স ব্যবহার করে চিত্র সংযুক্ত করতে পারি। এছাড়াও, আমরা চিত্রের আকার পরিবর্তন করতে পারি। যেমন, আমরা প্রথমেই চিত্রের সাইজ ও আকার নির্দিষ্ট করে দিতে পারি।
আমরা প্রিয় ছবি বা চিত্র সিলেক্ট করে সেটি ফরম্যাট করে সংযুক্ত করতে পারি। সম্পূর্ণ কর্পোরেট ওয়ার্ল্ডে md সিনট্যাক্স খুব উপযুক্ত। এটি আমাদেরকে দ্রুত এবং সহজে ডকুমেন্ট ফরমেট করতে সহায়তা করে। ছবি এবং চিত্র সংযুক্ত করার জন্য এটি খুব ব্যবহারযোগ্য।
তাই একটি ভালো টেকনিক্যাল ডকুমেন্ট ফরমেট করার জন্য আমরা অবশ্যই md সিনট্যাক্স ব্যবহার করব।
টেবিল ফরমেটিং
ডকুমেন্ট ফরমেটিং একটি জরুরী পার্ট যা প্রতিষ্ঠানগুলি এবং অন্যান্য লেখার কাজকর্তাদের কাজে সহায়তা করে। টেবিল ফরমেটিং হলো ডকুমেন্টের ভেতরে সাজানোর একটি উপাদান যা কম্পিউটারে সহজে নিয়ন্ত্রণযোগ্য হয়। টেবিল দিয়ে আমরা সহজেই তথ্য প্রদর্শন করতে পারি এবং তা আকর্ষণীয়ভাবে সাজিয়ে রাখতে পারি। আমরা টেবিল দেখে স্পষ্টতা পেতে পারি এবং এর মাধ্যমে তথ্য ব্যবস্থাপনা শুরু করতে পারি।
টেবিল ফরমেটিং আসলে কম্পিউটার সফটওয়্যার এবং একটি প্রোগ্রামিং ভাষার ইউজ করে। এটি প্রতিষ্ঠানের ডকুমেন্ট লেখার সময় অসহায়তা কমে দেয় এবং অল্প সময়ে বেশি তথ্য সাজানোর সাথে সাথে টাইপ করা শুরু করতে পারেন।